Anlegen und Verwalten von Jitsi Meet Räumen über den Server des Kreismedienzentrums Reutlingen

Um Jitsi Meet auf unserem Server nutzen zu können, brauchen Sie Zugangsdaten.

Wir vergeben pro Schule einen Organisationszugang.  Mit diesem Zugang können beliebig viele Räume angelegt werden. Um dies in Ihrer Schule möglichst sinnvoll organisieren zu können, bitten wir Sie, dass dieser Zugang ausschließlich über die Schulleitung, die Multimediaberater oder die Netzwerkberater der Schule bei uns beantragt werden. Diese können die Nutzung der Plattform dann intern organisieren. Sollten Sie sich technisch dazu in der Lage fühlen die Plattform zu nutzen und dies Ihren Kollegen an der Schule weiter zu vermitteln, können wir auch Ihnen gerne einen Zugang zukommen lassen. Sie sind dann unser fester Ansprechpartner für Ihre Schule.

• Laden Sie  hier die Broschüre des LMZ „Videokonferenzen professionell gestalten“ herunter.
• Zusätzlich stellt das LMZ eine „Jitsi-Anleitung für Organisatoren“zur Verfügung.

1. Gehen Sie über   https://jitsi.kmz-reutlingen.de  auf unseren Jitsi-Server.
2. Überlegen Sie sich einen Namen für Ihren Konferenzraum. Sie können zukünftig beliebig viele Räume anlegen und mit unterschiedlichen Teilnehmern teilen. Bitte sind Sie dabei etwas kreativ und überlegen sich individuelle Namen. Bei Konferenzräumen wie GLK, Steuergruppe, MEPTeam, etc. könnte es Überschneidungen mit anderen geben. Räume wie GLKsonnenblumenschule, MEPgsFalkenstein, unserefleissigesteuergruppe, etc werden vermutlich kein weiteres Mal verwendet. Die Verwendung von Sonderzeichen oder Umlauten ist nicht möglich.
3. Starten Sie nun über den Button “Ich bin der Organisator” die Konferenz.
4. Geben Sie im nächsten Schritt Ihre Zugangsdaten ein, die Sie von uns erhalten haben.
5.  Jetzt sind Sie als einziger Teilnehmer im Konferenzraum. Unten rechts, über den Button , können Sie den Link zum Konferenzraum abrufen und kopieren. Diesen können Sie dann entsprechend mit den gewünschten Teilnehmern kommunizieren (in der App geht das unter „Personen einladen“). Überlegen Sie sich jetzt schon ein Passwort für den Raum und teilen Sie dieses in Ihrer Einladung mit.
6. Kurz vor offiziellem Konferenzbeginn( 5 – 15 min) gehen Sie einfach wieder auf   https://jitsi.kmz-reutlingen.de.  Wenn Sie die Seite vom gleichen Gerät und Browser (Chrome) aufrufen, werden Sie Ihren Konferenzraum gleich als Vorschlag angezeigt bekommen.
7. Als weitere Möglichkeit, können Sie auch direkt den Link verwenden, den Sie Ihren Teilnehmern zukommen lassen haben.
8. Vergeben Sie nun ein Passwort für den Raum. Dies schließt aus, dass unbefugte den Raum betreten können. Das Passwort bleibt nur für die Dauer des Meetings bestehen. Wenn sie als Organisator später den gleichen Raum benutzen wollen, müssen Sie das Passwort erneut eingeben.
9. Lobby-Modus-Funktion: Alternativ zum versenden einer Einladung  bei der ein Passwort eingegeben werden muss, können Sie die Lobby-Funktion nutzen. Schalten Sie diese unmittelbar nach öffnen des Raumes ein. Alle Teilnehmer die nun in den Raum möchten können vom Organisator dann einzeln und per Klick hereingelassen werden. Sicherheitshinweis: Bitte setzen Sie zudem ein „geheimes“ Passwort, welches Sie nicht an die Teilnehmer weiterleiten. Sollten Sie einmal aus dem Raum „fliegen“ erhalten Sie mit dem zuvor gesetzten Passwort erneuten Zugang zu Ihrem Raum.
10. Sie können Ihre Teilnehmer, die nacheinander den Raum betreten werden, begrüßen. Durch die Funktion Bildschirm freigeben, können Sie aber auch eine Begrüßungsfolie anzeigen lassen. Vergessen Sie nicht in dieser Phase, bei Bedarf, das Mikrophon stumm zu schalten.
11. In den ersten Konferenzen empfiehlt es sich gleich zu Beginn den Teilnehmern zu erklären, wie Sie Ihr Mikrophon an- und ausschalten können. Ebenfalls lohnt es sich in diesem Rahmen auf die wichtigsten Funktionen von Jitsi einzugehen, wie z.B „wo ist der Chat?“, „wie hinterlege ich meinen Namen?“, etc. Da diese Form der Konferenz für einige Teilnehmer neu und ungewohnt ist, ist es empfehlenswert „Do´s and Dont´s“ in Videokonferenzen anzusprechen. Zahlreiche Ideen dazu finden Sie im Internet.

Allgemeine Hinweise:

• Wir empfehlen Räume ausschließlich über den Browser (Chrome) anzulegen. Wenn Sie einen Konferenzraum direkt aus der App (iOS oder Android) und nicht über unsere Internetseite anlegen wollen, müssen Sie in den Einstellungen der Jitsi-Meet-App folgende Server-URL eintragen: https://jitsi.kmz-reutlingen.de

• Im Schulnetzwerk werden, durch die Firewall, häufig die Ports TCP-443 (HTTPS) und UDP-10000 (Video Stream) blockiert. Sollten Sie Video- oder Audiokonferenzen z.B. aus dem Rektorat durchführen wollen, vergewissern Sie sich bitte bei  Ihrem Dienstleister oder Netzwerkbetreuer, dass diese Ports zur Verfügung stehen.
• Jitsi funktioniert ausschließlich mit dem Chrome-oder Chromium Browser oder der Jitsi Meet App aus dem App- oder Play Store zuverlässig. So kann z.B. die Beteiligung eines Firefox-Browsers unter Umständen sogar die Konferenz insgesamt in Bild und Ton stören. Bitte weisen Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld darauf hin.
• Bei schlechter Verbindungsgeschwindigkeit und häufigen Bild und Tonstörungen kann durch das Ausschalten der Kamera bei den Teilnehmern eine deutlich stabilere Konferenz abgehalten werden.

Bei weiteren Fragen zur Anmeldung oder zum Streaming können Sie sich gerne an das Kreismedienzentrum Reutlingen wenden.
Unsere Telefonnummer: 07121 480-1370